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Delegieren – Richtig verstanden?

In einem klas­si­schen Füh­rungs­kräf­te-Ent­wick­lungs­pro­gramm darf eines nicht feh­len: Wie de­le­gie­re ich rich­tig? Frust bei Vor­ge­setz­ten und Mit­ar­bei­ten­den ist oft ver­meid­bar. Als Vor­aus­set­zung für gutes De­le­gie­ren gilt die wich­ti­ge Kom­mu­ni­ka­ti­ons­re­gel: sich klar und ein­deu­tig aus­zu­drü­cken. Im all­täg­li­chen Ar­beits­stress ver­gisst man dies unter Um­stän­den.

Die häu­figs­ten De­le­ga­ti­ons­feh­ler haben wir hier auf­ge­führt – als Im­pul­se und Selbst­re­fle­xi­on:

  1. Wer soll die Auf­ga­be über­neh­men?

    Eine Mail mit einem Auf­trag zu­gleich an fünf Per­so­nen zu schi­cken, kann schief­ge­hen. Denn dann macht es kei­ner. Bes­ser ist, ganz klar einen Ver­ant­wort­li­chen zu be­nen­nen, der dann gerne das Team brie­fen kann. Wich­tig ist, die rich­ti­ge Per­son an­zu­spre­chen – ist sie ge­eig­net, diese Auf­ga­be zu über­neh­men, so­wohl fach­lich und the­ma­tisch als auch von der zeit­li­chen Aus­las­tung? Denn ein­fach nur an ir­gend­je­man­den zu de­le­gie­ren, damit man als Vor­ge­setz­ter die Auf­ga­be vom Tisch hat, geht in den meis­ten Fäl­len schief.

  2. Was genau soll ge­macht wer­den?

    Wich­tig ist, die Auf­ga­be ge­naus­tens zu er­klä­ren: Was ge­hört alles dazu? Wel­ches Er­geb­nis (Qua­li­tät, Zeit, Bud­get) er­war­tet die Füh­rungs­kraft? Könn­ten Schwie­rig­kei­ten auf­tre­ten? Wer ist noch in­vol­viert oder müss­te ins Thema ein­be­zo­gen wer­den?

  3. Warum soll die Auf­ga­be er­le­digt wer­den?

    Ein häu­fi­ger Feh­ler beim De­le­gie­ren ist, die Ziel­fest­le­gung nicht zu kom­mu­ni­zie­ren. „Wel­chem Zweck dient die Auf­ga­be?“ „Was ist der An­teil am Er­folg?“ Wenn Mit­ar­bei­ten­de nicht wis­sen, wie das Ziel lau­tet, lau­fen sie even­tu­ell in die fal­sche Rich­tung, ma­chen zu viel oder zu wenig, brin­gen also nicht die ge­wünsch­ten Er­geb­nis­se.

  4. Wann muss die Auf­ga­be er­le­digt sein?

    Wann sol­len Mit­ar­bei­ten­de mit der Auf­ga­be be­gin­nen, bis wann soll sie er­le­digt sein und wann be­nö­tigt der Auf­trag­ge­ber einen Zwi­schen­be­richt über die bis dahin er­stell­ten Er­geb­nis­se? Wann muss durch den Vor­ge­setz­ten ggfs. eine  Über­prü­fung oder Qua­li­täts­kon­trol­le statt­fin­den, bevor das Pro­jekt ab­ge­schlos­sen wer­den kann? Wann muss über den Sta­tus in­for­miert wer­den, z. B. wegen eines Re­por­tings?

  5. Wie und mit wel­chen Mit­teln soll die Auf­ga­be er­le­digt wer­den?

    Wel­che Per­so­nen müs­sen in­for­miert und ein­be­zo­gen wer­den? Wel­che Re­geln und Vor­schrif­ten müs­sen be­ach­tet wer­den? Wie sieht der Bud­get­rah­men aus? Wel­che Un­ter­la­gen dazu gibt es be­reits? Wel­che Hilfs­mit­tel oder Werk­zeu­ge be­nö­ti­gen die Mit­ar­bei­ten­den, um die Auf­ga­be zu lösen? Gibt es be­reits ähn­li­che Auf­ga­ben/Pro­zes­se, die als Mus­ter be­nutzt wer­den kön­nen?

Meetings – unter den Top 3 der Stressfaktoren

Heut­zu­ta­ge ist es enorm wich­tig, sich auf eine Sache zu kon­zen­trie­ren und im Ar­beits­all­tag den Fokus nicht zu ver­lie­ren. Das ent­stresst und ver­mei­det Feh­ler. Ge­ra­de bei Mee­tings trifft dies in vie­len Un­ter­neh­men nicht zu. Wes­we­gen das Thema Mee­tings auf Platz drei der Haupt-Stress­fak­to­ren bei Füh­rungs­kräf­ten ran­giert. Zu­ge­nom­men hat dies ge­ra­de in der Pan­de­mie, indem man oft von einem zum nächs­ten vir­tu­el­len Tref­fen „geht“. Ohne Pause und ohne die Chan­ce, sich kurz mal die Beine zu ver­tre­ten.

„Es ver­blüfft mich häu­fig, wie in vie­len Un­ter­neh­men wert­vol­le Res­sour­cen für un­nö­ti­ge oder schlecht und im schlimms­ten Fall gar nicht vor­be­rei­te­te Mee­tings ver­schwen­det wer­den. Eine gute Mee­ting­kul­tur schafft mehr Pro­duk­ti­vi­tät“, so die Über­zeu­gung der Be­ra­te­rin Karin Ba­cher.

Immer wie­der er­lebt man in einem Mee­ting, dass ein Handy klin­gelt, Mails am Lap­top oder Ta­blet ge­schrie­ben wer­den oder je­mand zu spät kommt. Das nervt und ist nicht ziel­füh­rend. Wer keine Zeit für das Mee­ting hat, soll­te am bes­ten ganz weg­blei­ben oder nur zu den für ihn re­le­van­ten The­men da­zu­sto­ßen. Des­halb haben wir hier als In­spi­ra­ti­on sie­ben gol­de­ne Mee­ting­re­geln auf­ge­stellt, um ziel­ori­en­tiert und er­folg­reich ein Mee­ting durch­zu­füh­ren. Gerne kön­nen diese an­ge­passt oder er­gänzt wer­den, ganz im Sinne einer in­di­vi­du­el­len Un­ter­neh­mens-Mee­ting­kul­tur:

  • Mee­tings be­gin­nen immer pünkt­lich – egal ob alle an­we­send sind oder nichtEs ist schlicht eine Sache des Re­spekts, dass man die an­de­ren Teil­neh­men­den nicht war­ten lässt. Und wenn es mal zu einer un­vor­her­ge­se­he­nen Ver­spä­tung kom­men soll­te, ein­fach eine kurze Rück­mel­dung geben. Das ist auch bei On­line-Mee­tings wich­tig! In Zei­ten des Ho­me­of­fice hat man oft ein On­line-Mee­ting nach dem an­de­ren – eine kurze Chat­nach­richt hilft den an­de­ren, ihre Zeit ent­spre­chend gut zu nut­zen.
  • Jedes Mee­ting braucht eine Agen­daEs ver­hält sich ge­nau­so wie mit einem Na­vi­ga­ti­ons­ge­rät. Na­tür­lich kann man ohne Navi auch sein Ziel er­rei­chen, aber die Wahr­schein­lich­keit, dass man eine fal­sche Ab­bie­gung nimmt, eine län­ge­re Route wählt oder sich sogar ver­fährt, ist viel grö­ßer als mit einem Navi. Ef­fi­zi­enz ist hier das Schlüs­sel­wort. Und schlie­ß­lich geht es um wert­vol­le Zeit.
  • Es exis­tiert ein klar de­fi­nier­tes Ziel„Mee­tings ohne Ziel braucht es nicht“, so die klare Aus­sa­ge der Be­ra­te­rin KarinBa­cher. Bevor ein Mee­ting ein­be­ru­fen wird, muss ein kla­res Ziel de­fi­niert und in einer Agen­da for­mu­liert wer­den.
  • Es gibt einen für das Mee­ting ver­ant­wort­li­chen Mo­de­ra­torEr lädt alle Teil­neh­men­den ein, ver­schickt die Agen­da mit der Ziel­fest­le­gung und in­for­miert die Sta­ke­hol­der im Nach­hin­ein über die Mee­ting­er­geb­nis­se.
  • Es be­steht Pro­to­koll­füh­rungs­pflichtDas Pro­to­koll be­inhal­tet die Zu­sam­men­fas­sung der Er­geb­nis­se und die Fest­le­gung der nächs­ten Schrit­te mit kla­ren Ver­ant­wort­lich­kei­ten. Es wird an alle Be­tei­lig­ten und re­le­van­ten Per­so­nen ver­sen­det.
  • Lap­tops blei­ben ge­schlos­sen und Smart­pho­nes wer­den zur Seite ge­legtAm bes­ten ist es je­doch, alle Mo­bil­ge­rä­te blei­ben in der Ta­sche.Wer gegen die ver­ein­bar­ten Prin­zi­pi­en ver­stö­ßt, wird aktiv dar­auf an­ge­spro­chenHier sind alle ge­fragt und jeder ist dazu an­ge­hal­ten, seine Mee­ting­kol­le­gen auf die Ein­hal­tung der Re­geln an­zu­spre­chen. Nur so eta­bliert sich eine Mee­ting­kul­tur.

Karin Bacher Consultants
Karl-Bührer-Str. 22
D-75177 Pforzheim
Fon: +49 (0) 7231 4628 631
E-Mail: info(at)karinbacher-consultants.de

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